De plannen zijn ingediend. Hoe nu verder?

Op dit moment is er veel energie in de verschillende werkgroepen die vaak onder een Plaatselijk Belang opereren. Terecht, onder de druk van de RES is het belangrijk om de regie te pakken. Nu de plannen van de werkgroepen energie bij de gemeente zijn ingediend komt de meest cruciale fase: het concreet maken van projecten en deze ontwikkelen. Een eerste vraag is hoe je jezelf als energie-initiatief gaat organiseren. Als je niet met een commerciële projectontwikkelaar wilt optrekken kun je zelf een coöperatie oprichten om één of meerdere projecten te ontwikkelen. Daarna moet je zorgen dat je dezelfde expertise voorhanden hebt als een professionele projectontwikkelaar.

Welke kennis heb je nodig?

partners

Marketing & communicatie

Een goede communicatie met alle betrokken partijen is misschien wel de belangrijkste succesfactor voor het slagen van een duurzaam energieproject.

  • Voor ieder project is een eigen communicatiestrategie nodig. Omdat je wil dat zoveel mogelijk mensen achter het project gaan staan is de belangrijkste uitdaging om een collectief draagvlak te creëren. Dit doe je door zo veel mogelijk inwoners te betrekken.
  • Voor de uitvoering is een uitgebreide middelenmix van zowel online als offline communicatiemiddelen nodig. Online communicatie kan via een website, digitale nieuwsbrieven en sociale media gedaan worden en offline communicatie via huis-aan-huis kranten, lokale activiteiten of bijeenkomsten en ondersteuning van mond-tot-mond reclame.
  • Daarnaast is het van groot belang om alle betrokken partijen te betrekken in het denkproces en de verdere uitvoering van het project. Zelfs na de uitvoering van het project is het van belang om goed te communiceren naar de coöperatieleden en deelnemers. Verder is het goed om je successen te vieren en verder te vertellen.
  • Bovendien is het van groot belang dat andere partijen ook ingelicht worden, denk bijvoorbeeld aan dak- of grondeigenaren, de gemeente, netbeheerder, belastingdienst, energieleverancier(s) en installateurs. Dit moet continu onderhouden worden tot en met de exploitatie van het project.
  • Ten slotte is het altijd goed om het succesverhaal te delen met andere (beginnende) coöperaties, zodat ook zij toekomstige energieprojecten tot een goed einde kunnen brengen.

Administratief organisatorische expertise

Als coöperatie of duurzaam energie-initiatief met startende of lopende projecten heb je ook de verantwoordelijkheid om een goede administratie te voeren. Bovendien is verdere automatisering noodzakelijk. Je richt de volgende processen in:

  • Ledenwerving
  • Ledenadministratie
  • Financiële administratie
  • Projectadministratie (inclusief opbrengstverdeling/uitkering en waarde verloop)
  • Projectwerving
  • Inrichten ICT-systemen
    • Website en mailadres(sen)
    • Programma e-mailmarketing
    • Sociale media (Facebook, Twitter, Instagram)
    • Documentdeling (Google Drive / OneDrive)
    • Leden- en projectadministratie
    • Boekhoudprogramma
    • Internetbankieren

Juridisch bestuurlijke kennis

  • Als coöperatie moet je beschikken over statuten, een ledenovereenkomst en organiseer je de Algemene Leden Vergadering waarbij het bestuur verantwoording aflegt over het gevoerde beleid.
  • Je voert overleg en sluit samenwerkingsovereenkomsten met partners, het bevoegd gezag (gemeente en provincie) en leveranciers.
  • Bij grote energieprojecten moet een tal van contracten en overeenkomsten opgesteld en afgesloten worden met partners en leveranciers. Bij grote projecten loopt dit in de miljoenen dus het afbreukrisico is groot.
  • In het kader van de privacywetgeving (AVG) ben je verantwoordelijk voor een deugdelijk beheer van de persoonsgegevens die je vastlegt. Je implementeert een informatiebeveiligingsbeleid en sluit verwerkers- en sub-verwerkersovereenkomsten met leveranciers en partners om de ketenaansprakelijkheid af te dekken.
  • Wanneer je participaties uitgeeft heb je te maken met de Wet op Financieel Toezicht en ben je verplicht je project aan te melden bij de Autoriteit Financiële Markten en een informatiedocument op te stellen dat voldoet aan de vereisten van de AFM.

Projectmanagement

Bij het ontwikkelen en realiseren van een energieproject komt nogal wat kijken. Zeker als het gaat om grootschalige opwekking. Een investering beslaat vaak miljoenen euro’s. Hiernaast vind je een document waar we het realiseren van grootschalige opwekking van energie hebben uitgewerkt in een stappenplan met 5 fasen. Per fase vinden verschillende werkzaamheden plaats.

Deze werkzaamheden kunnen voor vrijwilligers of ondernemers best ingewikkeld, tijdrovend of risicovol zijn. Zeker gezien de omvang van de projecten en de bedragen die er in omgaan. Een projectleider verzorgt de projectcoördinatie op alle activiteiten, zoals beschreven op pagina 6 en 7 van het stappenplan (zie bijlage). Een groot aantal activiteiten voert hij/zij zelf uit en een aantal worden uitbesteed aan vrijwilligers en/of externe specialisten.

Hoe gaan we dit organiseren?

Wil jullie het ook samen doen? Neem contact op.

Alle in de vorige paragraaf beschreven noodzakelijke expertise kun je verkrijgen door:

1. een bestuur en vrijwilligersteam samen te stellen die zelf deze kennis al heeft
2. als bestuur de kennis aan de hand van projecten op te bouwen
3. alle noodzakelijke expertise in te huren of uit te besteden
4. samen te werken met een bestaande lokale energiecoöperatie

Ons voorstel is om op de schaal van onze gemeente het laatste te doen: laten we de krachten bundelen en het samen doen. Dat wil niet zeggen dat wij alle wijsheid in pacht en alles uitgekristalliseerd hebben, maar samen weet je meer dan alleen. Daarnaast is het tegenwoordig al lastig genoeg om voldoende enthousiaste vrijwilligers te vinden. Door samen te werken zet je de mensen die op vrijwillige basis willen bijdragen aan het verduurzamen van onze gemeente het meest effectief in.

Soms is het wenselijk om toch een nieuwe coöperatie op te zetten. Bijvoorbeeld omdat dit vanuit de regelgeving verplicht is (van toepassing bij installaties op basis van de postcoderoosregeling) of omdat je de zeggenschap over de opbrengsten van een project aan een kern of buurtschap wil toebedelen . In dit geval kunnen we samen een satellietcoöperatie oprichten. Een satellietcoöperatie – ook wel een doel- of projectcoöperatie genoemd – is verbonden aan een reeds bestaande coöperatie. Je richt een nieuwe coöperatie op (de satellietcoöperatie) met een nieuw KvK nummer, voor een specifiek project. Bijvoorbeeld een postcoderoosproject in een dorp of wijk. Of voor een geheel nieuw project dat bijvoorbeeld veel groter is en andere risico’s draagt dan een eerder project in de bestaande coöperatie. Voordelen van een satellietcoöperatie zijn duidelijk gescheiden financiën en financiële risico’s en dat de zeggenschap voor de leden in de projectcoöperatie op projectniveau geregeld is. Een van de belangrijkste voordelen voor het oprichten van een satelliet-coöperatie is tevens dat de kennis die aanwezig is in de bestaande coöperatie, wordt ‘ingebracht’ in de coöperatie doordat bestuursleden van een bestaande coöperatie zitting nemen in het bestuur van de satelliet-coöperatie of andersom (personele unie). Ook kunnen bijvoorbeeld de website, systemen, administraties en/of marketingexpertise worden gedeeld.

Een coöperatie kan er ook voor kiezen gezamenlijk met de gehele coöperatie te beslissen over de gehele projectenportefeuille. Of je organiseert de zeggenschap op projectniveau binnen de bestaande coöperatie door te werken met A-, en B-leden. Het kan wel zo zijn dat hiervoor de statuten moeten worden aangepast. Het oprichten van een aparte satellietcoöperatie kan dan pragmatisch en de snellere optie zijn. Heb je een verzameling van twee of meer kleine vergelijkbare projecten, dan is er iets voor te zeggen om dit allemaal onder te brengen onder één coöperatie waarbij de financiële administratie voor de verschillende projecten wel gescheiden is.

Wij gaan graag samen met initiatiefnemers in gesprek om te kijken wat gewenst is.

We gaan toch zelfstandig een coöperatie oprichten

Wij houden niet van gedwongen winkelnering. Wil je als initiatiefnemer toch zelf aan de slag gaan met een eigen zelfstandige coöperatie dan geven we je hierbij wat ‘Tips & Tricks’:

  • Zoals geschetst is de ontwikkeling van een duurzaam energieproject gebaat bij professionele begeleiding, die de coöperatie behoedt voor misstappen die later veel geld kunnen kosten. Zowel bij wind- als bij zonprojecten. Wij adviseren daarom met klem een ervaren adviseur in de hand te nemen die aantoonbaar vaker dergelijke trajecten succesvol heeft afgerond. Vraag referenties en bel deze na.
  • Wat als het toch fout gaat? Er zijn veel redenen waardoor een project niet succesvol wordt, of niet volgens plan loopt. Voorbeelden zijn financiën, onvoldoende burgerinitiatief, geen goed lopend contact meer met dak- of grondeigenaren en/of andere stakeholders. Wanneer je project vastloopt kan je altijd bij Noaber &Co terecht voor een duw in de goede richting of om erachter te komen wat de volgende stappen kunnen zijn binnen het project.
  • Als je als coöperatie met externe investeerders/projectontwikkelaars gaat werken, laat dan je keuze berusten op het aspect of deze ontwikkelaars ‘coöperatie-minded’ zijn. Borg de lokale belangen zoveel mogelijk en voorkom dat installaties met winst speculatief doorverkocht worden aan (buitenlandse) investeerders.
  • Geef redelijke en billijke prijzen aan dak- of grondeigenaren. Bij te hoge prijzen word het financiële risico te groot of is er minder geld voor een goede landschappelijke inpassing, een omgevingsfonds of andere zaken die het lokaal belang dienen. Voorkom winstmaximalisatie van enkelen ten koste van de gemeenschap, dit gaat ten koste van het draagvlak voor de energietransitie.
Deel dit artikel: