Instroom
Daywize Cloud gaat uit van de werkwijze van jouw organisatie. Met onze flexibele workflowtool configureren we samen de processen zoals jullie deze willen doorlopen. We stellen soms kritische vragen over de inrichting van de processen en wijzen je er op als we denken dat het sneller, effectiever of beter kan. We zijn af en toe wat eigenwijs, maar handelen altijd vanuit de ambitie om de HR-functie nog beter te maken zodat jullie managers en medewerkers optimaal ondersteund worden. Hieronder een voorbeeld hoe een instroomproces er uit zou kunnen zien.
Maak kennis met Veronique, Daan, Kristel, Theo en Dave
Veronique is HR manager. Drie jaar geleden heeft ze een nieuw functiegebouw ingevoerd. Alle functies zijn beschreven en van een salarisschaal voorzien. Veronique heeft er destijds voor gekozen om in de functiebeschrijving op te nemen wat iemand doet binnen de functie (taakbeschrijving), wat je hiervoor nodig hebt (kwalificaties en competenties) en wat hiervan het resultaat is (resultaatgebieden). Met de invoering van Daywize Cloud is het functiegebouw in de applicatie ingericht. Veronique heeft toen ook een aantal vaak voorkomende vacatureteksten opgevoerd.
Daan is leidinggevende van de afdeling ICT. Binnen zijn afdeling is afgelopen maand een medewerker uitdienst gegaan. Daan heeft voldoende formatieruimte om een nieuwe medewerker te werven. Daan klikt bij ‘Acties’ op de knop ‘Indienen vacature’, selecteert de functie Consultant en vult gegevens aan. Als Daan dat wil kan hij de door Veronique vooraf ingevulde standaard vacaturetekst van de functie Consultant aanpassen, daarna dient hij de aanvraag in.
Kristel is recruiter. Zij krijgt een taak binnen om de door Daan ingediende vacature te beoordelen. Vervolgens plaatst Kristel de vacature op de eigen website en zet deze door naar de gekozen wervingskanalen.
Theo ziet via een Linkedin post van zijn oud-collega Susan Bel dat er een leuke vacature is bij de organisatie waar zij nu werkt. Hij is toe aan een nieuwe stap en ‘Consultant’, dat lijkt hem wel wat! Vanuit Linkedin wordt hij doorgeleid naar de website. Hier laat hij zijn persoonsgegevens, motivatie en CV achter.
De collega’s Susan en Jolanda vormen samen met Daan de sollicitatiecommissie. Zij beoordelen de binnengekomen kandidaten. Door het ‘zetten van statussen’ kan Daan aan de hand van voorgedefineerde mailtemplates in een handomdraai kandidaten uitnodigen voor gesprekken of (in bulk) afwijzen. Als er veel kandidaten zijn doet Kristel als recruiter een voorselectie. Aangezien Daan, Susan en Jolanda niet al te vaak selectiegesprekken houden bekijken ze eerst een filmpje met Tips & Tricks.
Daan neemt uiteindelijk Theo aan als Consultant en Dave als Developer. Hij start met de indiensttreding van Dave. Hij vult de gegevens vanuit het wervingsproces aan met de contractvariabelen, selecteert de te verstrekken bedrijfsmiddelen en maakt tot slot een selectie uit de gewenste onboardingactiviteiten.
Dave krijgt een mailtje met een link waarmee hij ook met zijn mobiel toegang krijgt tot Daywize Cloud. Hij vult persoonlijke gegevens aan die nodig zijn voor de indiensttreding, introduceert zichzelf, ontmoet zijn team, krijgt een virtuele rondleiding en doorloopt stap voor stap een eigen inwerkprogramma.
Maak kennis met Jolanda, Arie, Corina en Arjan
Jolanda is van de HR-administratie. Als Dave zijn indiensttredingsformulier heeft ingevuld krijgt zij automatisch een taak binnen. Op basis van een standaardsjabloon stelt ze een contract op dat door iedereen digitaal ondertekend wordt. Vervolgens krijgt Corina als salarisadministrateur automatisch een taak. Zij controleert de indiensttredingsmutatie op salarisspecifieke elementen. Parallel krijgen Arjan van ICT en Arie van Facilitair een taak om de door Daan aangegeven bedrijfsmiddelen gereed te maken en te verstrekken. Alle indiensttredingsdocumenten komen automatisch in het digitale personeelsdossier. Daarnaast kan naast HR iedereen die onderdeel is van het proces zien of alle stappen binnen de normtijden zijn doorlopen.
Zelf doen of uitbesteden?
In de bovenstaande Employee Journey zijn de activiteiten per rol beschreven. Wij zien steeds vaker dat bepaalde rollen door één van onze gespecialiseerde servicepartners worden uitgevoerd. Denk aan de HR- en salarisadministratie, een externe recruiter, verzuim- of opleidingsspecialist. Met Daywize Cloud krijgt u niet alleen toegang tot een state-of-the-art HR systeem maar ook toegang tot ons professionele partnernetwerk!